Que vous soyez déjà client ou sur le point de devenir client pour des services linguistiques (traduction, interprétation, rédaction), vous avez peut-être déjà entendu parler d’une plateforme client dédiée. Vous avez une vague idée sur le sujet, vous savez qu’un tel portail peut permettre de passer commande, de consulter un historique, d’obtenir des rapports. Cultures Connection vous propose d’en apprendre plus afin de bien comprendre les avantages d’une plateforme client. Et on vous explique comment ça marche, avec des précisions utiles et des exemples.
– Pourquoi une plateforme client pour les services de traduction est un atout ?
– Comment ça marche ?
Pourquoi une plateforme client pour les services de traduction est un atout ?
Avez-vous déjà pensé aux avantages d’un portail client, cette plateforme proposée par les agences de traduction ? Ici, on espère vous aider à comprendre si cet outil peut vous être utile pour passer commande, suivre les projets en cours et obtenir des données chiffrées grâce à un historique complet.
D’abord, un portail client est une plateforme en ligne facile à utiliser avec un accès instantané aux responsables de compte, chefs de projets, projets en cours, devis et factures. Ce n’est pas tout, au contraire ! Une telle plateforme offre un accès restreint ou complet au projet en fonction des utilisateurs d’une même institution ou entreprise. Elle permet le stockage et l’échange sécurisé des documents à traduire et traduits, ainsi que la gestion de flux de travaux sur mesure, renouvelables automatiquement d’un projet à l’autre, ou modifiables.
De notre point de vue comme pour nos clients, voici une liste des avantages :
- Automatisation : la plateforme permet la gestion de flux de travaux renouvelables automatiquement d’un projet à l’autre avec intégration de toutes les étapes ou non, en fonction des besoins récurrents ou ponctuels du client ;
- Sur mesure : un processus automatisé est aisément modifiable, ainsi il est possible d’ajouter facilement une étape de révision supplémentaire, un second contrôle qualité ou encore un service de graphisme. Il vaut mieux que les processus soient modifiables lorsque les entités évoluent, que les projets changent, que les besoins en services linguistiques augmentent ou se diversifient ;
- Un compte et plusieurs utilisateurs : c’est un avantage considérable pour les groupes multi-entités. En effet, le portail offre un accès restreint ou complet au projet en fonction des identités et des rôles des utilisateurs d’un même groupe. Chaque interlocuteur peut s’y connecter avec un nom d’utilisateur et un mot de passe spécifiques. Par ailleurs, un portail est généralement personnalisable ;
- Un historique avec des rapports d’activité détaillés : le client peut accéder à l’intégralité de l’historique des traductions et des autres services, avec des rapports qui rendent compte du nombre de services linguistiques par entité et en détail, des renseignements financiers, des indicateurs de performance. Des graphiques faciles à visualiser et à interpréter indiquent, par exemple, le nombre de services linguistiques par entité en détaillant les paires de langues concernées et le degré d’urgence des commandes ;
- Le téléchargement des documents : il est possible de télécharger à l’unité ou par zip les fichiers d’origine, les traductions, les bases terminologiques et autres glossaires, les devis et les factures associées ;
- La facturation : un autre avantage est de pouvoir visualiser toutes les données concernant les factures (telles que les échéances, les montants et les statuts) et de pouvoir stocker et télécharger l’ensemble des factures antérieures et en cours ;
- La confidentialité et la sécurisation des données : un portail permet le stockage et l’échange sécurisé des documents à traduire et traduits, des fichiers audio et vidéo, des factures, etc. Si le client le souhaite, aucun échange n’a lieu par e-mail, et par conséquent, aucun document ne sort de cet espace protégé par un accès strict pour chaque utilisateur.
Comment ça marche ?
Pour les chefs de projets, une plateforme client c’est aussi une plateforme de gestion optimale pour gérer les projets de A à Z. Chez Cultures Connection, nous utilisons une excellente plateforme de gestion de projet, conçue et mise en place par un leader IT pour le secteur de la traduction. Vous bénéficiez d’un système CRM avancé avec une interaction rapide, efficace et surtout productive car une plateforme permet de lancer les projets au plus vite.
Alors, comment marche une plateforme client ? En général, chaque démarche est d’une grande facilité car les plateformes sont conçues pour améliorer la vie des clients. Voici quelques éléments à noter sur le fonctionnement :
- Demande de devis : demander un devis est très facile, en tout cas avec l’outil de notre agence. Pour un service de traduction, le portail compte automatiquement le nombre de mots de votre projet et applique le tarif éventuellement fixé au préalable pour des prestations et services similaires (langues identiques, domaine de spécialité, PAO).
- Flux de travail sur mesure : les projets qui sont personnalisables en fonction des différentes entités, des différents départements au sein de votre entreprise ou organisme, constituent un vrai plus. Le chef de projet vous accompagne pour personnaliser les projets si besoin est, même si en général il est très facile d’ajouter ou de supprimer des éléments ;
- Rapports détaillés personnalisables : vous avez la main sur ce qui figure dans les rapports. Il suffit de cocher les informations souhaitées. Ces comptes rendus peuvent concerner les services linguistiques, les aspects financiers, les enquêtes de satisfaction, ainsi que les indicateurs clés de performance (respect des délais de livraison, respect de la qualité) ;
- Archivage : vous établissez vos conditions et exigences en termes de délais et d’archivage grâce à un calendrier très simple, vous accédez aux anciens documents traduits et aux documents de référence, et vous effacez ces derniers du portail ou vous les stockez. Le portail client assure la protection des données de même que leur sauvegarde selon vos paramètres.
Enfin, voici deux exemples de situations où le portail est synonyme de bonne expérience client :
- Exemple 1
Vous faites beaucoup d’emailing, avec chaque semaine l’envoi d’une newsletter un jour précis, un e-mail promotionnel général un autre jour, et un e-mail promotionnel sur un événement ciblé (promotion, nouveautés produits ou services, invitation…). Vous pouvez automatiser le processus de traduction multilingue grâce à une plateforme client comme celle que notre agence propose à ses clients.
- Exemple 2
Au début de la collaboration avec une agence, vos projets de traduction étaient d’une langue source à, par exemple, trois langues cibles. Puis progressivement deux ou trois langues cibles supplémentaires, voire plus, sont devenus nécessaires. Ensuite vous avez de nouveaux besoins, pour des services différents, comme la traduction audiovisuelle (sous-titres), ou encore de la traduction SEO. Vous pouvez modifier facilement et rapidement les paramètres des projets grâce à la plateforme client.
Vous l’aurez compris, une plateforme client pour vos projets de traduction ou d’interprétation constitue un outil précieux, avec une vue d’ensemble mais aussi détaillée, possédant de nombreuses fonctionnalités.
Un portail en ligne dédié permet :
- de créer des devis et d’obtenir immédiatement le prix de la prestation, en fonction des tarifs négociés au préalable ;
- de lancer un projet linguistique en indiquant les délais, les langues, en téléchargeant les fichiers directement sur le portail ;
- de suivre le déroulement du ou des projets ;
- d’apporter des suggestions et des recommandations ;
- de facturer la maison mère ou chaque entité séparément et de suivre les factures.
Il existe bien d’autres services à découvrir, discutez-en avec un chef de projet !
