Eine langfristigen Beziehung zwischen Kunden und Übersetzungsbüro bietet viele wertvolle Vorteile. Sowohl für Unternehmen, die regelmäßig Dienstleistungen aus dem Bereich des Übersetzens oder Dolmetschens benötigen, als auch für Übersetzungsbüros ist es erstrebenswert, langfristige Beziehungen miteinander einzugehen.
In diesem Artikel spricht Cultures Connection über das Thema der langfristigen Beziehungen zwischen Kunden (Großkonzernen, KMU, öffentlichen Einrichtungen, NGOs usw.) und Übersetzungsbüros. Wir beschäftigen uns mit zwei wichtigen Fragen:
– Wie kann ein Übersetzungsbüro ein Vertrauensverhältnis zu seinen Kunden aufbauen?
– Welche Vorteile hat der Kunde von einer langfristigen Beziehung zu seinem Übersetzungsbüro?
Wie kann eine Übersetzungsbüro ein Vertrauensverhältnis zu seinen Kunden aufbauen?
Im Folgenden haben wir einige Strategien aufgeführt, die eine gutes Übersetzungsbüro befolgen kann, um Kunden zu binden und eine langfristige Beziehung aufzubauen:
– Gute Kommunikation. Es gilt, vertrauensvolle Geschäftsbeziehungen aufzubauen, das Verhalten des Kunden zu analysieren, um sich darauf einzustellen, und die vom Kundenunternehmen bevorzugte Kommunikationsform zu verwenden. Eine gute Kommunikation erfordert die richtige Dosis an Informationen über das Übersetzungs- oder Dolmetschprojekt, Klarheit und eine sorgfältige Betreuung – vom Kostenvoranschlag bis zur Fertigstellung oder Lieferung des Projekts.
– Verfügbarkeit und Zuhören. Der Projektmanager sollte sich die Zeit nehmen, seinen Kunden gut zuzuhören, damit er die Herausforderungen der gewünschten Übersetzungen richtig versteht. Dazu gehört es, die Produkte des Kunden oder die von ihm angebotenen Dienstleistungen, die Märkte oder Zielgruppen, aber auch z. B. den Plan für die Marketingstrategie oder auch seine Ziele genau zu kennen.
– Reaktivität und Lösungen. Ein Projektmanager muss schnell reagieren, wenn eine dringende Übersetzungsanfrage vorliegt, wenn Kunden Fragen haben oder unsicher sind … Es ist unerlässlich, jederzeit ein professionelles Verhalten an den Tag zu legen. Der Kunde muss die Gewissheit haben, dass er sich in jeder Situation auf sein Übersetzungsbüro verlassen kann.
– Festes Übersetzerteam. Das Übersetzungsbüro wählt ein festes Team von Übersetzern aus, die für den Kunden zuständig sind. Diese Übersetzer sind Fachleute, die sich in dem Fachgebiet oder den Fachgebieten des Kunden stetig weiterbilden. Der Projektleiter kann die entsprechenden Profile auch an seinen Kunden weitergeben, damit dieser die Auswahl des Teams bestätigen kann.
Die Bindung eines Kunden bringt dem Übersetzungsbüro einen klaren Vorteil: die Sichtbarkeit bezüglich der Aufträge. Diese Sichtbarkeit ermöglicht es, die Planung der Projektleiter und der Personen, die an jedem Arbeitsschritt beteiligt sind, optimal zu organisieren: Übersetzer, Korrektoren, Grafiker, Qualitätsmanager. So kann die Agentur auf ihr Netzwerk von Übersetzern zurückgreifen, um Übersetzungsprojekte Wochen oder sogar Monate im Voraus vorzubereiten und anzugeben.
Welche Vorteile hat der Kunde von einer langfristigen Beziehung zu seinem Übersetzungsbüro?
Die Liste der Vorteile einer langfristigen Beziehung zwischen einem Kunden und seinem Übersetzungsbüro ist lang. Im Folgenden haben wir eine Auswahl der wichtigsten Vorteile für Sie zusammengestellt:
– Festes und personalisiertes Projektmanagement. Ein fest für den Kunden zuständiger Projektmanager wird zu einer unverzichtbaren Bezugsperson, wann immer die Firma oder öffentliche Einrichtung eine Dienstleistung aus dem Bereich Übersetzung, Untertitelung oder Dolmetschen benötigt. Das Projektmanagement wird durch einen individuellen, maßgeschneiderten Service personalisiert. Das Übersetzungsbüro passt die Dienstleistungen an die Besonderheiten des Unternehmens an, wie z. B. Produktbesonderheiten, Sprachen, Dateityp, bestimmte Anforderungen der Zielmärkte, Abrechnungssystem oder Zeitvorgaben.
– Einfache und schnelle Kommunikation. Ein Kunde, der regelmäßig mit seinem festen Projektmanager interagiert, profitiert von einer erleichterten Kommunikation, bei der seine Arbeitsweise respektiert wird. Die Kommunikation geht zwangsläufig schneller, da der Projektleiter die Anfragen eines treuen Stammkunden vorrangig bearbeitet.
– Vorschläge und Lösungen. Aufgrund einer jahrelangen Geschäftsbeziehung ist ein Übersetzungsbüro, das seinen Kunden gut kennt, in der Lage, passende Angebote zu machen. Die Angebote dienen dazu, die Kundenwünsche zu verfeinern oder anzupassen, je nach Marke oder auch dem Vorgehen auf internationaler Ebene. Ebenso ist es bei einer langfristigen Beziehung leichter, in letzter Minute eine Bestellung für ein dringendes Projekt aufzugeben. Dasselbe gilt für das Beantragen von Änderungen für bereits gelieferte übersetzte Dokumente, etwa weil der Originaltext geändert wurde und die Änderungen in den anderen Sprachen widergespiegelt werden müssen.
– Automatisierung über das Kundenportal. Wenn das Übersetzungsbüro seinen Kunden ein Kundenportal zur Verfügung stellt, was bei Cultures Connection der Fall ist, können Stammkunden einen automatischen Prozess für die Auftragserteilung einzurichten, der sich an ihren Gewohnheiten orientiert. Das Portal erleichtert die Verfolgung von Aufträgen und deren Fortschritt sowie die Rechnungsstellung, insbesondere für Unternehmen oder Organisationen mit mehreren Einheiten.
– Gute Kenntnisse der Produkte oder Dienstleistungen. Die Übersetzer des festen Teams kennen sich mit den Produkten und Dienstleistungen gut aus, wenn sie jede Woche oder jeden Monat für denselben Kunden übersetzen. Das feste Team ist mit dem Glossar und den stilistischen Vorlieben des Kunden bestens vertraut. Darüber hinaus erarbeitet das linguistische Team Vorschläge zur Aktualisierung und Erweiterung des Glossars.
– Qualitätssicherung. Ein treuer Kunde ist ein wertgeschätzter Kunde, der auf keinen Fall enttäuscht werden darf. Deshalb wird den Projekten von Stammkunden in jeder Phase besondere Aufmerksamkeit gewidmet. Seriöse Übersetzungsbüros führen beispielsweise eine sehr sorgfältige Qualitätskontrolle der Übersetzungen durch, bei der die Anforderungen und Präferenzen des Kundenunternehmens oder der Kundeneinrichtung berücksichtigt werden. Die gelieferten Dokumente sind bereit zur Veröffentlichung, ohne dass der Kunde sie überprüfen oder nachbearbeiten müsste.
Letztendlich kann man von einer langfristigen Beziehung zwischen Kunden und Übersetzungsbüro sprechen, sobald beide regelmäßig zusammenarbeiten und sich ein gutes Einvernehmen entwickeln konnte. Übersetzungsbüros ist daran gelegen, sich gut um ihre Kunden zu kümmern, um eine langfristige Beziehung aufzubauen. Eine dauerhafte Beziehung bringt dem Übersetzungsbüro einen Mehrwert: Sie beweist nicht nur, dass der Kunde dem Übersetzungsbüro vertraut, sondern auch, dass er sein Vertrauen bei jedem neuen Auftrag erneuert. Was die Kunden betrifft, die eine langfristige Beziehung mit einem Übersetzungsbüro aufbauen, so werden sie auf die maßgeschneiderten Dienstleistungen, die effiziente Kommunikation mit ihrem festen Projektmanager und die Qualitätsarbeit des festen Teams von Übersetzern und Grafikern schon bald nicht mehr verzichten wollen.
Es handelt sich um eine klassische Win-Win-Situation.
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